关于做好2012年下半年档案归档工作的通知
2012-12-12 15:09   审核人:

校内各教学部门、教辅部门:

根据《金沙澳门官网网址cow档案管理实施细则》(纺织高专【2011】56号)文件,2012年下半年教学部门和教辅部门归档工作现已启动。现通知如下:

一、归档部门

教务处(学籍科、教务科、教材科)、继续教育中心、图书馆、信息中心、纺织学院、材料学院、服装学院、机械学院、电气学院、管理学院、建筑学院、艺术学院、外语学院、基础部、体育部、思政部。

二、归档范围

1.结合本学院、本部门年度工作实际情况,严格按照《金沙澳门官网网址cow各部门文件材料规范范围和保管期限、分类表》执行。

2.对往年因各种原因尚未及时归档的文件材料也可另行组卷,本次一并检查后移交。

三、归档时间

请各学院、各部门于2012年12月31日前完成本年度文书、教学资料的收集、整理、立卷、归档、移交工作。

四、归档文件整理要求

1.做好文件材料的鉴定、整理工作。各学院、各部门要对收集到的文件材料进行初始鉴定和系统排列。通过初始鉴定,剔除无保存价值的文件材料,对需归档的文件材料按照保管期限永久、30年、10年分开组卷;在同一保管期限内,按事由结合时间、重要程度排列文件材料;会议文件、统计报表等成套性文件进行集中排列;密级档案单独组卷。

2.做好立卷工作。要求案卷标题拟写简洁,页码编制准确(文字面均需编制页码),卷内目录、备考表(请到档案室网页dep.cdtc.edu.cn/das1/xxx.htm下载)填写规范、装订结实美观。

3.纸质、电子档案双套归档。各学院、各部门在归档时,保管期限为永久和30年的档案,须同时报送纸质档案和电子档案各一套。保管期限为10年的纸质档案可以不报送电子档案,只报送纸质档案。电子档案要求一律采用pdf格式,每个图像文件最大不超过5MB。

学校档案是学校教学管理工作的真实记录。请各学院、各部门领导高度重视,认真督办,按时完成。各学院、各部门兼职档案人员在归档组卷过程中遇到问题可随时向档案室工作人员咨询。

联系电话:档案室 87846630;吴老师13679029140;孙老师13658085235。

学校档案群QQ:92302309

 

学校办公室.档案室

2012年12月12日

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